Версия: 1.1Действует с: 09.08.2026

ПОЛИТИКА В ОТНОШЕНИИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Версия 1.1 от 09 августа 2026 года

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — «Политика») определяет порядок обработки и защиты персональных данных при использовании сайта и сервиса KadroDoc, размещённого по адресу https://kadrodoc.ru, а также его поддоменов и связанных информационных систем.

1.2. Оператором персональных данных является:

Фадеев Георгий Романович, физическое лицо, применяющее специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход»,

ИНН: 773421783797,

электронная почта для обращений по вопросам персональных данных: privacy@kadrodoc.ru,

далее — «Оператор» или «KadroDoc».

1.3. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области персональных данных.

1.4. Политика распространяется на персональные данные:

посетителей сайта;
зарегистрированных пользователей KadroDoc;
представителей организаций и индивидуальных предпринимателей, использующих сервис;
физических лиц, чьи персональные данные пользователи вводят в KadroDoc для формирования кадровых документов;
лиц, обращающихся в службу поддержки.

1.5. Использование отдельных функций KadroDoc может требовать предоставления персональных данных. Если обязательные для работы функции данные не предоставлены, соответствующая функция сервиса может быть недоступна.

1.6. Политика размещается в свободном доступе на сайте KadroDoc.

2. Основные понятия

2.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу.

2.2. Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление, доступ, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

2.3. Пользователь — физическое лицо, зарегистрированное в KadroDoc либо использующее функции сервиса от своего имени или от имени организации или индивидуального предпринимателя.

2.4. Работодатель — пользователь KadroDoc либо организация или индивидуальный предприниматель, от имени которых пользователь использует сервис для подготовки кадровых документов.

2.5. Сотрудник — работник, кандидат на трудоустройство или иное физическое лицо, сведения о котором пользователь вводит в KadroDoc для подготовки документов.

3. Принципы обработки персональных данных

KadroDoc обрабатывает персональные данные на следующих принципах:

законности и добросовестности;
обработки только для заранее определённых и законных целей;
недопустимости обработки данных, избыточных по отношению к заявленным целям;
обеспечения точности и актуальности данных;
ограничения срока хранения персональных данных;
обеспечения конфиденциальности и безопасности;
уничтожения или обезличивания данных после достижения целей обработки, если их дальнейшее хранение не требуется законодательством.

4. Категории субъектов и цели обработки

4.1. Посетители сайта

Цели обработки:

обеспечение работы сайта;
обеспечение информационной безопасности;
предотвращение злоупотреблений и атак;
анализ технических ошибок.

Могут обрабатываться:

IP-адрес;
дата и время обращения;
сведения о браузере и устройстве;
технические идентификаторы;
сведения о запрашиваемых страницах;
технические журналы работы сервиса.

В демо-режиме KadroDoc использует только заранее подготовленные вымышленные сведения о работодателе и сотруднике. Для ограничения злоупотреблений и подсчёта агрегированной статистики демо могут обрабатываться IP-адрес, преобразованный в псевдонимизированный технический HMAC-идентификатор, выбранный сценарий, тип события, время и технический результат генерации. Содержимое документов, введённые условия и исходный IP-адрес в журнал демо-событий не записываются.

4.2. Зарегистрированные пользователи

Цели обработки:

регистрация и создание личного кабинета;
идентификация и аутентификация;
предоставление функций KadroDoc;
восстановление доступа;
исполнение договора с пользователем;
учёт приобретённых тарифов и доступных лимитов;
обработка обращений;
направление сервисных уведомлений;
обеспечение информационной безопасности;
выполнение обязанностей, установленных законодательством.

Могут обрабатываться:

фамилия, имя, отчество;
адрес электронной почты;
номер телефона, если он предоставляется;
пароль в виде криптографического хеша;
сведения об организации или индивидуальном предпринимателе, которых представляет пользователь;
история использования сервиса;
сведения о заказах и приобретённых тарифах;
сведения о факте и статусе оплаты;
дата регистрации;
дата последнего входа;
IP-адрес;
данные технических журналов.

KadroDoc не хранит пароль пользователя в открытом виде.

5. Персональные данные сотрудников, вводимые пользователями

5.1. Пользователь может вводить в KadroDoc персональные данные работников, кандидатов на трудоустройство и иных физических лиц для автоматизированного формирования кадровых документов.

5.2. В зависимости от выбранного вида документа пользователь может передавать, в частности:

фамилию, имя, отчество;
дату и место рождения;
пол;
гражданство;
адрес регистрации и проживания;
контактные данные;
сведения документа, удостоверяющего личность;
ИНН;
СНИЛС;
сведения об образовании и квалификации;
сведения о должности;
сведения о структурном подразделении;
сведения о характере и условиях работы;
сведения о трудовом договоре;
дату приёма, перевода или увольнения;
сведения об окладе или иных условиях оплаты труда, если они необходимы для соответствующего документа;
иные сведения, непосредственно введённые пользователем и необходимые для формирования выбранного документа.

5.3. KadroDoc не предназначен для обработки специальных категорий персональных данных о расовой или национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья или интимной жизни, если необходимость такой обработки прямо не предусмотрена отдельной функцией сервиса и законодательством.

5.4. KadroDoc не осуществляет обработку биометрических персональных данных в целях установления личности.

6. Роли KadroDoc и работодателя при обработке данных сотрудников

6.1. Работодатель самостоятельно определяет цели обработки персональных данных своих работников и иных физических лиц, правовые основания обработки, перечень необходимых персональных данных и срок их обработки.

6.2. При передаче в KadroDoc персональных данных сотрудников для формирования кадровых документов работодатель является оператором соответствующих персональных данных.

6.3. В отношении таких данных KadroDoc осуществляет техническую обработку персональных данных по поручению работодателя исключительно в целях:

заполнения выбранных пользователем документов;
формирования файлов DOCX и иных предусмотренных сервисом форматов;
предоставления сформированных файлов пользователю;
технического обеспечения соответствующего процесса.

6.4. Условия поручения KadroDoc обработки персональных данных определяются публичной офертой и иными условиями использования сервиса.

6.5. Пользователь, передающий персональные данные третьих лиц, подтверждает, что:

он действует от имени соответствующего работодателя либо имеет иное законное основание для передачи данных;
работодатель имеет предусмотренное законодательством основание для обработки соответствующих персональных данных;
передача данных KadroDoc не нарушает прав субъектов персональных данных;
субъекту персональных данных предоставлена необходимая информация об обработке его персональных данных в случаях, когда это требуется законом.

6.6. KadroDoc не использует персональные данные сотрудников для собственной рекламы, формирования маркетинговых профилей, продажи данных либо иных целей, не связанных с оказанием услуги работодателю.

7. Порядок обработки кадровых документов

7.1. Одним из принципов KadroDoc является минимизация хранения кадровых данных.

7.2. Персональные данные сотрудника, необходимые для формирования документа, обрабатываются в объёме, необходимом для выполнения выбранной пользователем операции.

7.3. Сформированные кадровые документы не предназначены для постоянного хранения в инфраструктуре KadroDoc, если пользователь явно не использует отдельную функцию хранения документов.

7.4. В базовой версии сервиса сформированные документы передаются пользователю после формирования и удаляются из временного хранилища после окончания установленного технического срока.

7.5. KadroDoc не формирует архив кадровых досье работников, если такая функция отдельно не предоставлена пользователю.

7.6. Сведения о факте генерации документа могут храниться отдельно от содержимого документа, например:

идентификатор операции;
тип документа;
дата и время;
идентификатор пользователя;
статус операции;
техническое сообщение об ошибке.

Такие журналы не должны содержать полный текст сформированного кадрового документа.

8. Правовые основания обработки

KadroDoc осуществляет обработку персональных данных при наличии одного или нескольких законных оснований, включая:

согласие субъекта персональных данных;
необходимость обработки для заключения или исполнения договора, стороной или выгодоприобретателем которого является субъект;
исполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации;
осуществление обработки по поручению другого оператора персональных данных;
иные основания, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Для различных целей обработки могут использоваться разные правовые основания.

9. Действия с персональными данными

В зависимости от цели обработки KadroDoc может осуществлять:

сбор;
получение;
запись;
систематизацию;
накопление;
хранение;
уточнение;
обновление;
изменение;
извлечение;
использование;
предоставление доступа;
передачу лицам, привлекаемым для исполнения договора;
обезличивание;
блокирование;
удаление;
уничтожение.

Обработка осуществляется с использованием средств автоматизации и, при необходимости, без использования таких средств.

10. Передача персональных данных третьим лицам

10.1. KadroDoc не продаёт персональные данные.

10.2. Персональные данные могут передаваться третьим лицам только в случаях и объёме, необходимых для работы сервиса или исполнения требований законодательства.

10.3. К таким лицам могут относиться:

российский провайдер серверной инфраструктуры и хостинга;
оператор электронной почты, используемый для сервисных сообщений;
платёжный оператор ООО НКО «ЮМани» / сервис ЮKassa — в части данных, необходимых для осуществления оплаты;
поставщики технических сервисов, обеспечивающие безопасность, резервное копирование или эксплуатацию KadroDoc;
государственные органы в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

10.4. Лицам, привлекаемым к обработке персональных данных, предоставляется только тот объём данных, который необходим для выполнения соответствующей функции.

10.5. Привлекаемые лица обязаны соблюдать конфиденциальность и обеспечивать защиту персональных данных в предусмотренных законодательством случаях.

11. Локализация персональных данных

11.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации с использованием сайта KadroDoc запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение таких персональных данных осуществляются с использованием баз данных, расположенных на территории Российской Федерации, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством.

11.2. Основная серверная инфраструктура, содержащая персональные данные пользователей и сотрудников, размещается на территории Российской Федерации.

12. Трансграничная передача

12.1. По общему правилу KadroDoc не осуществляет трансграничную передачу персональных данных сотрудников, вводимых пользователями для формирования кадровых документов.

12.2. Если в будущем использование отдельного сервиса потребует трансграничной передачи персональных данных, такая передача будет осуществляться только после выполнения предусмотренных законодательством Российской Федерации требований.

13. Файлы cookie и технические данные

13.1. KadroDoc может использовать технически необходимые файлы cookie и аналогичные технологии для:

авторизации пользователя;
сохранения сессии;
обеспечения безопасности;
сохранения технических настроек;
корректной работы интерфейса.

13.2. При использовании аналитических или иных необязательных cookie пользователю предоставляется возможность совершить необходимые действия в соответствии с применимыми требованиями законодательства.

13.3. KadroDoc не использует технические cookie для продажи персональных данных третьим лицам.

13.4. Для публичного демо технический cookie защиты от межсайтовых запросов используется без создания аккаунта. Он не является рекламным идентификатором.

14. Сроки обработки и хранения

14.1. Персональные данные обрабатываются не дольше, чем это необходимо для достижения соответствующей цели, если более длительный срок не предусмотрен законодательством.

14.2. Данные аккаунта пользователя хранятся в течение срока существования учётной записи и прекращения связанных договорных отношений, а после их прекращения — в течение срока, необходимого для исполнения требований законодательства и разрешения возможных претензий.

14.3. Данные о платежах и хозяйственных операциях хранятся в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

14.4. Персональные данные сотрудников, переданные исключительно для формирования кадрового документа, хранятся только в течение технически необходимого времени для выполнения операции и последующего автоматического удаления.

14.5. Временные файлы сформированных документов удаляются автоматически в срок не более 60 минут после их создания, если более длительное хранение не требуется для завершения инициированной пользователем операции.

14.6. Технические журналы безопасности и работы приложения могут храниться до 12 месяцев, если более длительный срок не требуется для расследования инцидента либо исполнения законодательства.

14.7. Обращения в поддержку хранятся до разрешения обращения и не более 3 лет после его закрытия, если иное не требуется законодательством или защитой законных интересов Оператора.

15. Защита персональных данных

KadroDoc принимает необходимые правовые, организационные и технические меры защиты персональных данных, включая, в зависимости от применимости:

разграничение прав доступа;
идентификацию и аутентификацию пользователей;
хранение паролей только в виде криптографических хешей;
применение защищённого соединения HTTPS;
ограничение сетевого доступа к внутренним компонентам;
ведение журналов событий безопасности;
резервное копирование;
контроль обновлений программного обеспечения;
защиту от несанкционированного доступа;
контроль действий администраторов;
минимизацию собираемых данных;
автоматическое удаление временных файлов;
восстановление доступности данных после технических сбоев;
периодическую проверку применяемых мер защиты.

16. Права субъектов персональных данных

Субъект персональных данных вправе:

получать сведения об обработке своих персональных данных;
требовать уточнения данных;
требовать блокирования или удаления данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными либо не нужны для заявленной цели;
отозвать ранее предоставленное согласие;
требовать прекращения обработки в предусмотренных законом случаях;
обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзор или в судебном порядке;
осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

17. Обращения субъектов персональных данных

17.1. По вопросам обработки персональных данных можно обратиться по адресу:

privacy@kadrodoc.ru

17.2. Обращение должно позволять идентифицировать заявителя и определить характер требования.

17.3. KadroDoc рассматривает обращения и выполняет законные требования субъектов в сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

17.4. Если обращение касается персональных данных сотрудника, переданных в KadroDoc его работодателем, KadroDoc вправе взаимодействовать с соответствующим работодателем как с оператором этих персональных данных.

18. Удаление учётной записи

18.1. Пользователь вправе запросить удаление своей учётной записи и связанных персональных данных через предусмотренную функцию личного кабинета либо по электронной почте.

18.2. После получения и подтверждения запроса данные удаляются или обезличиваются, кроме данных:

которые необходимо хранить в силу законодательства;
связанных с совершёнными платежами и бухгалтерским учётом;
необходимых для рассмотрения текущего спора или требования;
которые могут обрабатываться без согласия субъекта на ином законном основании.

19. Согласие пользователя

19.1. Когда правовым основанием обработки является согласие, KadroDoc получает его отдельно от иных документов и действий пользователя.

19.2. Согласие должно позволять установить:

лицо, предоставившее согласие;
конкретную цель обработки;
перечень или категории персональных данных;
предусмотренные действия с данными;
дату и время предоставления согласия;
актуальную версию согласия.

19.3. Отзыв согласия возможен способом, указанным в соответствующем согласии или путём обращения к Оператору.

19.4. Отзыв согласия не влияет на законность обработки, осуществлённой до получения отзыва, и не прекращает обработку, если у KadroDoc имеются иные предусмотренные законом основания.

20. Изменение Политики

20.1. KadroDoc вправе изменять настоящую Политику при изменении законодательства, состава сервиса, технической инфраструктуры либо порядка обработки персональных данных.

20.2. Актуальная версия Политики постоянно доступна на сайте:

https://kadrodoc.ru/privacy

20.3. В верхней части документа указываются номер версии и дата её вступления в силу.

20.4. Если изменение существенно затрагивает порядок обработки персональных данных зарегистрированных пользователей, KadroDoc может дополнительно уведомить их через интерфейс сервиса или по электронной почте.

21. Контактная информация Оператора

Оператор:

Фадеев Георгий Романович

Физическое лицо, применяющее специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход»

ИНН: 773421783797

Сайт: https://kadrodoc.ru

Электронная почта по вопросам персональных данных:

privacy@kadrodoc.ru