КадроДок
Меню
Войти
← На главную
Версия: 1.0Действует с: 07.08.2026

Поручение на обработку персональных данных

1. Общие положения

1.1. В случае передачи Пользователем в сервис KadroDoc персональных данных работников, кандидатов на трудоустройство, бывших работников или иных физических лиц (далее — «Субъекты персональных данных») Пользователь поручает Исполнителю обработку таких персональных данных исключительно в объёме и для целей, установленных настоящим разделом.

1.2. Для целей настоящего раздела:

Пользователь является оператором персональных данных в отношении персональных данных Субъектов, которые он передаёт в KadroDoc;

Исполнитель — Фадеев Георгий Романович, применяющий специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход», ИНН 773421783797, владелец сервиса KadroDoc — является лицом, осуществляющим обработку персональных данных по поручению оператора.

1.3. Настоящий раздел является поручением оператора на обработку персональных данных в смысле части 3 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

1.4. Исполнитель не определяет самостоятельно цели обработки передаваемых Пользователем персональных данных Субъектов и не использует такие данные в собственных целях, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Исполнитель вправе обрабатывать переданные Пользователем персональные данные исключительно для следующих целей:

  • автоматизированного заполнения кадровых документов;
  • формирования проектов трудовых договоров;
  • формирования приказов о приёме, увольнении, переводе и иных кадровых документов, предусмотренных функциональностью KadroDoc;
  • формирования заявлений, соглашений, уведомлений, листов ознакомления и иных документов, выбранных Пользователем;
  • формирования DOCX, ZIP и иных предусмотренных сервисом файлов;
  • предоставления сформированных документов Пользователю;
  • выполнения технических операций, непосредственно необходимых для формирования и передачи документов;
  • обеспечения информационной безопасности соответствующей операции;
  • диагностики технических ошибок без использования содержимого кадровых документов в целях, не связанных с исполнением настоящего поручения.

2.2. Исполнитель не вправе использовать персональные данные Субъектов:

  • для рекламы;
  • для маркетинговых рассылок;
  • для формирования рекламных профилей;
  • для продажи или передачи информационным брокерам;
  • для обучения общедоступных моделей искусственного интеллекта;
  • для самостоятельной оценки работников или кандидатов;
  • для принятия решений, порождающих юридические последствия для Субъектов;
  • для иных собственных целей Исполнителя.

3. Перечень обрабатываемых персональных данных

3.1. В зависимости от выбранного Пользователем кадрового документа Исполнителю может поручаться обработка следующих персональных данных:

  • фамилия;
  • имя;
  • отчество;
  • пол;
  • дата рождения;
  • место рождения;
  • гражданство;
  • адрес места жительства;
  • адрес регистрации;
  • номер телефона;
  • адрес электронной почты;
  • сведения документа, удостоверяющего личность;
  • серия и номер паспорта;
  • дата выдачи паспорта;
  • наименование органа, выдавшего паспорт;
  • код подразделения;
  • ИНН;
  • СНИЛС;
  • сведения об образовании;
  • сведения о квалификации;
  • сведения о профессии и специальности;
  • сведения о должности;
  • сведения о структурном подразделении;
  • сведения о месте работы;
  • сведения о трудовом договоре;
  • дата начала работы;
  • дата прекращения трудового договора;
  • основание прекращения трудового договора;
  • сведения о характере и условиях работы;
  • сведения об испытательном сроке;
  • сведения об окладе, тарифной ставке и иных условиях оплаты труда, если они необходимы для формирования документа;
  • иные персональные данные, непосредственно введённые Пользователем в форму KadroDoc и необходимые для формирования выбранного Пользователем кадрового документа.

3.2. Пользователь обязуется не передавать через KadroDoc персональные данные, не необходимые для формирования выбранного документа.

3.3. Если функциональность KadroDoc прямо не предусматривает иное, Пользователь не должен передавать Исполнителю специальные категории персональных данных, включая сведения о:

  • состоянии здоровья;
  • расовой или национальной принадлежности;
  • политических взглядах;
  • религиозных или философских убеждениях;
  • интимной жизни.

3.4. Исполнитель не осуществляет обработку биометрических персональных данных в целях установления личности Субъекта.

4. Перечень действий с персональными данными

4.1. В рамках исполнения настоящего поручения Исполнитель вправе совершать с персональными данными следующие действия:

  • получение;
  • сбор посредством интерфейса KadroDoc;
  • запись в оперативную память информационной системы;
  • систематизация в пределах выполняемой операции;
  • извлечение;
  • использование;
  • преобразование и форматирование;
  • подстановка данных в шаблоны документов;
  • формирование документов;
  • временное хранение, если оно технически необходимо;
  • предоставление сформированного результата Пользователю;
  • блокирование при необходимости;
  • удаление;
  • уничтожение.

4.2. Обработка осуществляется преимущественно автоматизированным способом с использованием информационных систем Исполнителя.

4.3. Исполнитель не вправе распространять персональные данные Субъектов либо предоставлять к ним доступ неопределённому кругу лиц.

5. Обязанности Пользователя как оператора персональных данных

5.1. Пользователь самостоятельно обеспечивает наличие предусмотренных законодательством Российской Федерации правовых оснований для обработки и передачи Исполнителю персональных данных Субъектов.

5.2. Пользователь подтверждает, что до передачи персональных данных в KadroDoc:

  • определил законные цели обработки персональных данных;
  • определил перечень необходимых персональных данных;
  • имеет право обрабатывать соответствующие данные;
  • выполнил обязанность по информированию Субъекта, если такая обязанность установлена законом;
  • получил согласие Субъекта на передачу и обработку его персональных данных третьим лицом, если такое согласие требуется законодательством Российской Федерации;
  • обеспечил выполнение иных требований законодательства, применимых к обработке персональных данных работников.

5.3. Пользователь не вправе передавать в KadroDoc персональные данные, полученные незаконным способом.

5.4. Пользователь несёт ответственность за:

  • наличие правового основания обработки;
  • законность получения персональных данных;
  • достоверность передаваемых данных;
  • определение целей и состава обработки;
  • выполнение обязанностей оператора перед Субъектом персональных данных.

5.5. Исполнитель не обязан самостоятельно получать согласие Субъекта персональных данных на обработку данных, осуществляемую исключительно по поручению Пользователя, если обязанность по получению такого согласия возложена законодательством на Пользователя как на оператора.

6. Обязанности Исполнителя

6.1. Исполнитель обязуется:

  • обрабатывать персональные данные исключительно в пределах настоящего поручения;
  • соблюдать принципы и правила обработки персональных данных;
  • соблюдать конфиденциальность персональных данных;
  • не использовать персональные данные в собственных целях;
  • обеспечивать безопасность персональных данных при обработке;
  • принимать необходимые правовые, организационные и технические меры защиты;
  • ограничивать доступ к персональным данным лицами, которым он необходим для исполнения настоящего поручения;
  • не раскрывать персональные данные третьим лицам иначе чем на основаниях, предусмотренных настоящей Офертой или законодательством Российской Федерации;
  • прекращать обработку и уничтожать персональные данные после достижения цели обработки, если их дальнейшее хранение не требуется законодательством;
  • выполнять требования части 5 статьи 18, статьи 18.1 и статьи 19 Федерального закона № 152-ФЗ в применимой к Исполнителю части.

6.2. По запросу Пользователя Исполнитель в течение срока действия поручения предоставляет документы и иную разумно необходимую информацию, подтверждающую принятие мер по выполнению требований законодательства Российской Федерации о персональных данных.

7. Минимизация хранения данных

7.1. KadroDoc предназначен прежде всего для формирования документов, а не для постоянного хранения кадровых досье.

7.2. Персональные данные, переданные для формирования документов, обрабатываются в течение времени, необходимого для выполнения соответствующей операции.

7.3. Если в процессе формирования документа создаются временные файлы на сервере Исполнителя, такие файлы должны быть автоматически удалены после завершения технически необходимого срока, но не позднее 60 минут после формирования документа, если более длительное хранение не было отдельно инициировано Пользователем в рамках специальной функции сервиса.

7.4. После окончания обработки Исполнитель вправе сохранять техническую информацию о факте совершения операции, не содержащую текста документа и избыточных персональных данных Субъекта, в частности:

  • идентификатор операции;
  • вид сформированного документа;
  • дату и время операции;
  • статус выполнения;
  • идентификатор Пользователя;
  • технический код ошибки.

7.5. Содержимое сформированных кадровых документов не должно включаться в обычные системные журналы и журналы ошибок.

8. Место обработки

8.1. Запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение персональных данных граждан Российской Федерации осуществляются с использованием баз данных и серверной инфраструктуры, расположенных на территории Российской Федерации, в случаях, когда такое требование установлено законодательством Российской Федерации.

8.2. В рамках настоящего поручения Исполнитель не осуществляет трансграничную передачу персональных данных Субъектов, если иное предварительно не согласовано с Пользователем и не выполнены требования законодательства Российской Федерации.

9. Привлечение третьих лиц

9.1. Для технического обеспечения KadroDoc Исполнитель вправе привлекать иных лиц, в частности поставщиков:

  • серверной инфраструктуры;
  • хостинга;
  • резервного копирования;
  • информационной безопасности;
  • иных технических услуг, объективно необходимых для функционирования KadroDoc.

9.2. Перечень основных привлекаемых лиц и категорий таких лиц указывается в Политике в отношении обработки персональных данных KadroDoc либо иной доступной Пользователю документации.

9.3. Пользователь, принимая настоящую Оферту, поручает Исполнителю привлекать указанных лиц в объёме, необходимом для исполнения настоящего поручения, при условии возложения на них требований по конфиденциальности и защите персональных данных не ниже требований, применимых к Исполнителю.

9.4. Исполнитель обязан минимизировать объём персональных данных, доступных привлекаемым лицам.

10. Безопасность персональных данных

10.1. Исполнитель принимает необходимые меры для защиты персональных данных от:

  • неправомерного доступа;
  • случайного доступа;
  • уничтожения;
  • изменения;
  • блокирования;
  • копирования;
  • предоставления;
  • распространения;
  • иных неправомерных действий.

10.2. В зависимости от характера обработки Исполнитель применяет, в частности:

  • разграничение прав доступа;
  • идентификацию и аутентификацию пользователей;
  • защищённое соединение HTTPS;
  • ограничение сетевой доступности внутренних компонентов;
  • журналирование событий безопасности;
  • своевременное обновление программного обеспечения;
  • резервное копирование тех данных, для которых оно предусмотрено;
  • контроль доступа администраторов;
  • меры защиты серверной инфраструктуры;
  • удаление временных файлов;
  • иные необходимые организационные и технические меры.

11. Инциденты безопасности

11.1. В случае выявления неправомерной или случайной передачи, предоставления, распространения или доступа к персональным данным, способной повлечь нарушение прав Субъектов персональных данных, Исполнитель обязан незамедлительно уведомить об этом Пользователя.

11.2. Такое уведомление направляется по имеющимся контактным данным Пользователя без неоправданной задержки и, по возможности, не позднее 12 часов с момента подтверждения Исполнителем соответствующего инцидента.

11.3. Уведомление должно содержать известную на момент его направления информацию:

  • о характере инцидента;
  • категориях затронутых данных;
  • предполагаемых причинах;
  • предполагаемых последствиях;
  • принятых и планируемых мерах;
  • контактных данных лица со стороны Исполнителя, ответственного за взаимодействие по инциденту.

11.4. Исполнитель оказывает Пользователю разумное содействие в выполнении его обязанностей оператора, связанных с расследованием инцидента и уведомлением уполномоченных органов.

12. Запросы субъектов персональных данных

12.1. Если Исполнитель получает обращение Субъекта, касающееся персональных данных, обрабатываемых исключительно по поручению Пользователя, Исполнитель вправе направить соответствующее обращение Пользователю как оператору персональных данных.

12.2. Исполнитель оказывает Пользователю разумное техническое содействие в:

  • поиске соответствующих данных;
  • их уточнении;
  • блокировании;
  • удалении;
  • уничтожении,

если такие действия требуются для исполнения законного требования Субъекта.

13. Срок действия поручения и прекращение обработки

13.1. Настоящее поручение действует с момента принятия Пользователем Оферты и передачи персональных данных в KadroDoc до прекращения договора либо достижения целей соответствующей обработки.

13.2. После достижения цели обработки или прекращения поручения Исполнитель прекращает обработку и удаляет или уничтожает персональные данные, находящиеся в его распоряжении, если обязанность их дальнейшего хранения не установлена законодательством.

13.3. Прекращение действия Оферты не освобождает Исполнителя от обязанности соблюдать конфиденциальность в отношении персональных данных, ставших ему известными в период действия поручения.

14. Ответственность сторон

14.1. Перед Субъектом персональных данных ответственность за законность поручения обработки и наличие правового основания передачи персональных данных несёт Пользователь как оператор персональных данных в случаях и пределах, установленных законодательством Российской Федерации.

14.2. Исполнитель несёт ответственность перед Пользователем за соблюдение условий настоящего поручения и требований законодательства, непосредственно возложенных на лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора.

14.3. Пользователь обязан воздерживаться от передачи Исполнителю избыточных данных и персональных данных, обработка которых не предусмотрена функциональностью KadroDoc.

14.4. Если Пользователь передал Исполнителю данные с нарушением законодательства или без необходимого правового основания, Пользователь обязан прекратить такую обработку и уведомить Исполнителя о необходимости удаления соответствующих данных.